Аутсорсинг печати
Внешний и внутренний документооборот имеет огромную важность для любой компании, и он в немалой степени зависит от качества печати и стабильности работы оргтехники. Крупные компании ежедневно сталкиваются с рядом вопросов, касающихся печати, копирования и сканирования. Большой парк оргтехники нуждается в постоянной технической поддержке, профилактике и диагностике, регулярных закупках и расчетах расходов.
Как выглядит в большинстве случаев инфраструктура печати и сканирования документов?
Исторически сложившийся парк разнообразного оборудования, который формировался в течение длительного периода и состоит из многообразия моделей, производителей, с периодом эксплуатации, доходящим до 10 и более лет. Такой парк тяжело и неудобно содержать и использовать. Постепенно приходит понимание, что расходы на обеспечение расходными материалами и запчастями, увеличенные сроки устранения неисправностей и простои становятся чрезмерными и отрицательно влияющими на работу компании в целом. При оценке расходов, как правило, учитываются только расходные материалы, реже – сервисная поддержка.
Поиск оптимизации расходов в большинстве случаев приводит к использованию не оригинальных расходных материалов и отказа от регулярной сервисной поддержки оборудования. Результатом становятся низкое качество печати, не стабильная работа и преждевременный выход из строя оборудования и снижение ресурсов узлов, потеря гарантии производителя. Плюс к этому высокий процент брака не оригинальных и перезаправленных картриджей, и несоответствие заявленным производителем объемов печати до 80%. Отсутствие регулярной сервисной поддержки – иллюзия экономии. Обслуживание и замена запчастей производится по факту выхода оборудования из строя. Сроки поставки запчастей - от одного дня до трех месяцев. Время простоя оборудования в случае внезапного выхода из строя не прогнозируемо. Самое дорогое оборудование то, которое не работает и не окупает вложенных в него средств, еще хуже, когда его простой наносит урон бизнес процессам компании, ущерб от которого может во много раз превосходить стоимость самого оборудования. Прокол колеса сам по себе неприятен, но не существенен, а вот если по его причине Вы опоздали на самолет?
iT персонал тратит по статистике до 25% рабочего времени на решение проблем обеспечения офисной печати и сканирования и эти расходы растут год от года.
Все эти рабочие моменты накладываются на внутренние бизнес процессы компаний, когда закупкой оборудования занимается одно подразделение, обеспечением расходными материалами другое, а отвечает за эксплуатацию третье. Это приводит к тому, что реальной стоимости эксплуатации инфраструктуры печати и сканирования у руководства нет!
Аутсорсинг печати - комплекс услуг, включающий в себя оборудование, передаваемое Заказчику в аренду, расходные материалы, для полноценной работы, техническое обслуживание службой технической поддержки Исполнителя, запасные части, ведение отчетности по объемам предоставленных услуг. Все направлено на оптимизацию процессов печати и сканирования документов за счет использования высокопроизводительных устройств с перераспределением нагрузки для максимальной эффективности, а не за счет снижения качества печати, понижения надежности оборудования и увеличения нагрузки на персонал.
Такой подход позволяет обеспечить бесперебойность работы оборудования, существенно снижает нагрузку на персонал, и делает расходы прозрачными, а главное - управляемыми. По статистике компании тратят до 3% прибыли на обеспечение офисной печати – это существенные суммы, которым стоит уделить внимание.
При желании Заказчика может развертываться система персонифицированного контроля и учета за печатью и сканированием документов.
Мало кто из Пользователей обращает внимание на замораживание оборотных средств при закупке оборудования и расходных материалов. А деньги стоят в среднем 20% в год. Если расходы на печать 100 000 в год, это, наверное, не существенно. А если несколько миллионов? Кроме того Аутсорсинг – это услуга. Она целиком принимается на расходы компании и снижает налогооблагаемую базу.
Пожизненная гарантия - не доступная мечта при другом подходе, но становится реальностью при аутсорсинге. Любые неисправности, в рамках нормальной эксплуатации оборудования, устраняются поставщиком услуги. Причем, устранение таких неисправностей происходит не в рамках стандартных 45 дней, а в течении от нескольких часов до нескольких дней – в зависимости от удаленности расположения оборудования, так как все основные необходимые запчасти находятся у группы сервисной поддержки, и все возможные запчасти есть на складе в Москве.
